Técnicas de email

Se teve uma coisa que eu aprendi nos últimos tempos foi a usar o email a meu favor. São pequenas técnicas que vi que funcionam bem para se conseguir o que quer. Como sou um cara gente boa, vou dividir estes segredos com vocês.

Ninguém lê mais que a primeira linha do email

Fato: emails longos são ignorados. Mesmo que o cara leia todo o email, só vai prestar atenção na primeira linha. Você quer passar a mensagem? Coloque na primeira linha o problema, para o cara assustar, e depois coloque os detalhes. Se der pra escrever a frase em menos de 60 palavras, garantia total de leitura. Isso vale pra apresentação também.

O importante é concluir com a solução para o problema (ou pelo menos umas 3 opções para o cara decidir o que fazer).

Ex. O projeto vai atrasar 3 semanas e vamos dar 30 mil de prejuízo. Isso vai acontecer por isso e aquilo e....

Para trazer o projeto para o prazo acordado e recuperar a margem vamos ....


Colocar a data do email no assunto

Essa eu aprendi recentemente, com o cara babaca de um post aí pra trás. A PRIMEIRA coisa que você coloca no campo de assunto é a data. Na teoria, não faz diferença nenhuma, já que todo cliente de email que presta tem lá a indicação da data que recebeu. Mas se você começa o assunto com a data o remetente vai olhar praquela merda toda hora e ver que não resolveu há XX dias. O efeito psicológico é fantástico.

E se o cara te responder e você for fazer uma tréplica, tem que atualiza a data no campo de assunto, senão o cara acha que tá com data antiga porque já tem muito tempo que ele te respondeu.

Ex. 02/07/2012 => Projeto da casa de força


Numerar o que precisa ser feito

Como ninguém lê o email inteiro, se você escrever 4 parágrafos com uma coisa a ser resolvida em cada um, só o primeiro item será resolvido. Então, para garantir que o cara vai resolver tudo, numere o que precisa ser feito, aí ele fica com o número na cabeça “tenho que resolver 5 coisas”.

Ex. Fulano, você está me devendo os seguintes documentos:

1) Planta elétrica
2) Planta de tubulação
3) Lista de materiais
4) Memorial Descritivo
5) Folha de Dados do TI


Use negrito

O negrito vai chamar a atenção da pessoa. Então você tem que saber usar: negritar tudo não adianta porra nenhuma. Negritar algo que não é importante também. O ideal é negritar palavras chave, como “não”, “nunca”, “sempre”, “temos”, “atenção” e, os mais babacas de todos “você”e “seu”.

Negrite também o que o cara fez de errado ou então datas chave: quando você enviou, quando deveria ter ficado pronto, coisas desse tipo.

Ex. Pedi esses equipamentos no dia 26/05/2012 e até hoje não recebi. Repare que já fazem dois meses. Quando teremos uma solução para este problema que está na sua mão?


Anexe emails de prova

A coisa mais comum de acontecer é o cara falar que não sabia, ou não lembra. Solução: anexe o email em que ele falou que ia resolver ou o email em que você fez a solicitação. Para isso, você tem que guardar TODOS os seus emaiil. Qualquer coisa pode ser útil um dia. E aí no corpo do email você coloca “conforme email ‘compra de material’ enviado no dia XX/YY/2012 (em anexo) vemos que...”.


Crie uma tarefa no Outlook

Essa é muito legal: quem usa Outlook pode criar uma tarefa e associar o sujeito na tarefa. Ela vai aparecer na lista de tarefas DELE e vai ficar piscando para ELE quando chegar a data limite para resolução. O mais legal: se ele apagar ou der como concluído você fica sabendo e pode ir cobrar dele.


Copie o chefe

Se nada mais funcionar, dê um reply no seu email perguntando “e aí? Já tem XX dias que eu estou esperando isso” e copie o chefe do sujeito. Se ainda assim não funcionar, dê mais um reply e copie o chefe do chefe (mantendo o chefe, para o primeiro chefe ficar com medo de passar a impressão que ele não fez nada). Pode ir assim até chegar na presidência. Alguma hora alguém vai resolver o problema.

O mais legal é que dá para fazer combinações das técnicas. Os usuários avançados sabem quando usar cada uma delas e as combinações que funcionam com cada pessoa. Por exemplo: um cara que não é proativo não vai ligar para a data no assunto, mas vai ficar apavorado se você copiar o chefe com vários pontos em negrito.

Fala a verdade, eu sou um chefe bacana, não sou?